In een eerdere blog over IBM Maximo en business intelligence schreven we al over de verschillende mogelijkheden om data in IBM Maximo te analyseren en te rapporteren. In deze blog vertelden we onder meer over BIRT reporting en IBM Cognos, twee BI-tools die volledig met IBM Maximo zijn verweven. Met deze tools hoef je geen datamodellen te bouwen en heb je geen extra licentiekosten, twee belangrijke voordelen dus. BIRT is ideaal voor de rapportage van operationele data, terwijl IBM Cognos vooral wordt gebruikt voor het creëren van stuurinformatie.

Uit- en inzoomen vanuit een overzichtelijk visueel dashboard

De voorbeelden van moderne visuele rapportage die we in deze blog geven zijn met IBM Cognos gemaakt. Ze helpen je trends te zien, door uit te zoomen van detailinformatie in IBM Maximo en deze te visualiseren in een dashboard met tabellen en grafieken. Vanuit dit dashboard heb je inzicht in de grote lijnen, zodat je weet of je op de goede weg bent met je onderhoudsmanagement. Maar je kunt ook eenvoudig doorklikken naar onderliggende detaildata. Zo heb je snel antwoord op allerlei belangrijke vragen over je onderhoud. De volgende vijf voorbeelden geven je een idee van de krachtige visuele rapportagemogelijkheden die IBM Maximo je in combinatie met IBM Cognos biedt.

1. In sync met je bronsysteem

Datakwaliteit bepaalt de basis van je onderhoudssysteem. Natuurlijk wil je zeker weten dat je al je te onderhouden assets en hun status in IBM Maximo goed in beeld hebt. Zijn er nieuwe assets bijgekomen? Moeten er assets worden opgeruimd? Welke assets worden niet meer gebruikt, maar moet je wel nog onderhouden? Met (tien)duizenden assets verspreid over een groot geografisch gebied, kan dat een uitdaging zijn. Je haalt de informatie over de locatie en de status van de assets uit je GIS, BIM of Asset Integrity System. Die data gaan wekelijks IBM Maximo in. Maar ben je daarmee wel helemaal in sync? Op je dashboard zie je direct of je actie moet ondernemen of dat de informatie in IBM Maximo overeenkomt met de gegevens in je bronsysteem.

2. Spreiding van je onderhoudswerk

In IBM Maximo maak je prognoses voor het onderhoud aan je assets, vaak voor een aantal jaren vooruit. Verschillende soorten assets hebben verschillende soorten onderhoudsschema’s. Sommige assets krijgen bijvoorbeeld het ene jaar groot en het andere jaar klein onderhoud. Maar er zijn ook assets die één keer een grote onderhoudsbeurt krijgen en daarna twee keer een kleine, met tussenpozen van meerdere jaren. Door deze verschillende ritmes kan er een ophoping van onderhoudswerk ontstaan in bepaalde periodes, terwijl je in je organisatie ook beperkt bent door een tekort aan monteurs. Op je dashboard zie je met één blik waar de bottlenecks zitten, aan de hand van een grafiek met blokjes in verschillende kleuren. Klik je op een blokje, dan krijg je in beeld om welke assets en aantallen het gaat. Je kunt dan keuzes maken, op basis van risicogebaseerd onderhoud. Waar is het mogelijk het onderhoud uit te stellen, zodat je de focus op je belangrijkste assets houdt? Dit helpt je het werk beter te spreiden, ook op de lange termijn.

3. Juistheid van werkorders

De praktijk is weerbarstiger dan de theorie. Het kan voorkomen dat een monteur ter plaatse op basis van zijn kennis en ervaring vaststelt dat een asset grondiger onderhoud nodig heeft dan was aangegeven in de werkorder. Of misschien is juist het omgekeerde het geval en blijkt er minder vaak onderhoud nodig te zijn. Door een simpele vraag als taak in de werkorder op te nemen, weet je welk type onderhoud eigenlijk nodig was: S, M of XL. In een overzichtelijke grafiek in je dashboard zie je terug hoeveel werkorders niet klopten en kun je doorklikken naar informatie op assetniveau. Zijn er verbanden te leggen tussen bepaalde merken en types? Is het tijd om het onderhoudsregime aan te passen voor steeds ouder wordende assets? Of laat je kansen liggen om geld te besparen door het schrappen van onnodig onderhoud? Daarmee neem je waardevolle feedback van je monteurs mee in je onderhoudsplan.

4. Onderhoud lopend jaar

Misschien genereert je organisatie aan het einde van elk jaar alle werkorders voor het komende jaar, maar het kan ook zijn dat je dit bijvoorbeeld over een periode van zes weken vooruit doet. Hoe het ook is, je wilt wel graag weten of je tijdens deze periode in de pas loopt met je geplande onderhoudswerk. In je dashboard staat een staafdiagram die meteen de voortgang van je onderhoudswerk inzichtelijk maakt. Welke werkorders zijn voltooid, welke nog niet en welke zijn geannuleerd? Zo houd je de vinger aan de pols en kun je tijdig ingrijpen als je achter dreigt te lopen.

5. Openstaande werkorders voorgaande jaren

Soms blijven werkorders in de loop van de tijd openstaan. Wat is daarmee aan de hand? Een staafdiagram vertelt je wat de status van je openstaande werkorders is. Hoeveel orders moeten er bijvoorbeeld nog worden ingepland? Hoeveel zijn er toegewezen aan een monteur? En hoeveel zijn er in uitvoering? Je hebt snel inzicht in het aantal onderhoudsbeurten dat is gemist. Zijn er al nieuwe werkorders gegenereerd voor assets terwijl er nog oude werkorders niet zijn uitgevoerd? Dan zijn de oude misschien al achterhaald en kun je deze nu annuleren.

Altijd kijken naar actuele informatie

Voordeel van dit soort visuele rapporten boven overzichten in Excel, is dat je data niet telkens opnieuw hoeft in te laden om deze te analyseren. De gegevens in je dashboard worden voortdurend bijgewerkt vanuit IBM Maximo en zijn altijd actueel. Bovendien kijkt iedereen die bij je onderhoud is betrokken naar dezelfde informatie: er is maar één versie van de waarheid.

Gewoon beginnen

Het maken van visuele rapporten met IBM Maximo is niet ingewikkeld. Wat wel belangrijk is dat je vooraf scherp hebt wat je precies wilt meten en waar je op wilt sturen. Dat kan over het onderhoudswerk zelf gaan, zoals in bovenstaande voorbeelden, maar ook over het aantal storingen en hun doorlooptijd, de inzet van medewerkers of de kosten van je onderhoud. Vanzelfsprekend helpen wij je daar graag bij vanuit Gemba. Ons credo is: gewoon beginnen. Je zult zien dat je rapportagebehoefte geleidelijk groeit, zodra je in je data duikt. Je legt nieuwe verbanden, past wellicht je onderhoudsstrategie aan en bent nieuwsgierig naar de uitkomsten. Op die manier verbeter je je rapportage én je onderhoud continu.