1. Denk bij nieuwbouw al na over assetbeheer 

De eerste stap is vooruitdenken: hoe wil je een asset de komende twintig of dertig jaar beheren en welke informatie heb je daarvoor nodig?

Bij nieuwbouw of de aanschaf van assets ligt de nadruk vaak op oplevering en kosten. De beheerfase erna krijgt minder aandacht vanuit het project. Daardoor kunnen bij ingebruikname belangrijke data ontbreken, zoals serienummers, onderhoudsinstructies, documentatie of de koppeling met reserveonderdelen.

Zo merkte een organisatie toen na drie jaar een onderdeel moest worden vervangen, dat niemand meer weer wist welk type het precies was. Pas na veel uitzoekwerk kon het onderhoud worden uitgevoerd.

Door vóór aanschaf vast te leggen welke gegevens je later nodig hebt, voorkom je dit soort vertragingen. Je legt een solide basis voor goed onderhoud en de (toekomstige) inzet van asset monitoring en condition-based maintenance.

2. Werk organisatiebreed en volgens één strategisch asset management-plan

De tweede stap is zorgen dat iedereen binnen je organisatie vanuit hetzelfde kader werkt. In veel bedrijven is onderhoud per afdeling of locatie ingericht, elk met eigen data en soms zelfs een eigen omgeving voor enterprise asset management (EAM). Die versnippering maakt het lastig om assets te vergelijken of prioriteiten goed te stellen.

Een strategisch asset management plan (SAMP) helpt om daar structuur in te brengen. ISO 55000 vraagt er niet voor niets om: het zorgt dat beleid, informatiebehoefte en datastandaarden op elkaar zijn afgestemd. Daarmee ontstaat één lijn in hoe je assets beheert en beoordeelt.

Of je nu werkt met IBM Maximo Application Suite (IBM MAS) of een ander systeem: het gaat erom dat iedereen dezelfde taal spreekt en dezelfde afspraken volgt. Dat maakt data betrouwbaarder en inzicht in prestaties en risico’s vergelijkbaar, het is de basis om gericht te sturen op asset health.

3. Regisseer de overdracht van project naar assetbeheer

De overdracht van project naar assetbeheer is een cruciaal moment. Vaak wordt een installatie formeel opgeleverd, maar blijft onduidelijk welke data precies moeten worden aangeleverd, met welke details. Het gevolg is dat asset managers later tijd verliezen aan het herstellen of aanvullen van informatie.

Een goede aanpak is werken met een informatieleveringsspecificatie (ILS). Daarin leg je vast welke gegevens verplicht zijn bij oplevering, hoe ze worden gecontroleerd en wanneer ze worden geaccepteerd. Zo voorkom je dat installaties in beheer komen zonder de juiste basisinformatie.

Bij een groot infraproject bijvoorbeeld werden honderden assets overgedragen zonder juiste codering. Het kostte de beheerorganisatie maanden om de assetdata te herstellen. Door vooraf duidelijke eisen te stellen aan datakwaliteit en de overdracht pas te accepteren als daaraan is voldaan, voorkom je dat je asset management wordt ondermijnd door onvolledige informatie.

4. Organiseer mensen en processen en blijf verbeteren

Data zijn pas waardevol als ze consequent worden vastgelegd. Dat vraagt om duidelijke processen en de juiste mensen op de juiste plek. Reliability engineers, maintenance engineers en configuratiebeheerders spelen daarin elk hun rol: de eerste bepaalt welke data nodig zijn om faalgedrag te begrijpen, de tweede zorgt dat onderhoudsacties goed worden gepland en geregistreerd, de derde bewaakt de kwaliteit van de data zelf gedurende de levenscyclus van de asset.

In de praktijk is dit vaak een kwestie van discipline. Als een monteur vergeet een componentcode in te vullen, verlies je een schakel in de dataketen. Door processen helder te definiëren, drempelwaarden vast te leggen en periodiek te controleren, blijft de datakwaliteit op niveau.

Een waterbeheerorganisatie zag de effecten daarvan toen een eenvoudige validatiecheck werd ingebouwd: het systeem controleerde automatisch of bij elke storing een component en oorzaak waren ingevuld. Binnen drie maanden steeg de datakwaliteit met dertig procent.

5. Stuur je serviceproviders op data en uitvoering

Steeds meer onderhoud wordt uitbesteed. Dat is efficiënt, maar alleen als je ook de regie over de data behoudt. Serviceproviders leveren immers niet alleen prestaties, maar ook informatie die nodig is om je assets te beheren en te verbeteren.

Leg daarom contractueel vast welke gegevens moeten worden aangeleverd, volgens welke (data)standaard en binnen welke termijn. Controleer die afspraken regelmatig, bijvoorbeeld via audits of KPI’s op datakwaliteit. Zo voorkom je dat cruciale informatie achterblijft bij de uitvoerende partij.

In de praktijk werkt dit het best als alle partijen in de driehoek asset owner – asset manager – serviceprovider hetzelfde doel delen: betrouwbare data die iedereen kan gebruiken. De provider werkt efficiënter met actuele informatie en je kunt onderhoud beter plannen, analyseren en verantwoorden.

Van betrouwbare data naar voorspelbaar onderhoud

Met deze vijf stappen zorg je niet alleen voor betrouwbare data, maar leg je ook de basis voor professioneel onderhoud. Assets zijn vindbaar, storingen herleidbaar en documentatie compleet. Dán wordt asset monitoring interessant: je kunt drempelwaarden instellen, trends volgen en onderhoud plannen op basis van conditie in plaats van tijd.

IBM MAS biedt krachtige ondersteuning voor asset monitoring en condition-based maintenance, maar de echte waarde ontstaat pas als je de kwaliteit van je data goed organiseert. Samen met ComOps en strategisch kennispartner Compris helpt Gemba die basis te versterken. Eerst de kwaliteit, dan de analyse: zo krijg je beter inzicht in de prestaties van je assets, meer grip op je onderhoud en meer voorspelbaarheid in risico’s en kosten.

Meer weten over het verbeteren van je datakwaliteit en onderhoudsprocessen en welke stappen voor je organisatie het meeste effect hebben? Neem contact op met Wouter Schouten (Gemba) via +31 (0)6 52 68 37 43 of w.schouten@gemba.nl.