Veel organisaties worstelen met hun documentbeheer. Er circuleren verschillende versies van documenten en het is voor een medewerker niet altijd meteen duidelijk welke hij of zij moet hebben. Zo gaat er kostbare tijd verloren met zoeken. Bovendien is de kans niet uitgesloten dat er uiteindelijk met verouderde informatie verder wordt gewerkt. Zitten er bijvoorbeeld verschillende versies van een root cause analyse als bijlagen vast aan een werkorder in IBM Maximo, dan kan dit tot verwarring leiden.

Koppeling IBM Maximo en SharePoint: één versie van de waarheid

Met een koppeling tussen je IBM Maximo asset management-oplossing en Microsoft SharePoint van Gemba voorkom je tijdverlies en onduidelijkheid door verschillende documentversies. Vanuit SharePoint kun je alle documenten die aan een asset zijn gekoppeld in één keer opvragen. Een URL leidt naar de gedeelde locatie van een document. Op die manier is er dus maar één versie van de waarheid waar al je medewerkers zich op baseren. Daarbij zijn veranderingen aan een document altijd inzichtelijk via de versiegeschiedenis. En wordt er een document aan IBM Maximo toegevoegd? Dan staat dit automatisch ook in SharePoint.

IBM Maximo-documenten doorzoekbaar via SharePoint

Al je IBM Maximo- en andere documenten zijn vanuit SharePoint makkelijk doorzoekbaar. Zo is het mogelijk om aan de hand van metadata over bijvoorbeeld de locatie van werkzaamheden, de status van een werkorder of de omschrijving van een asset naar documenten te zoeken. Alle zoekresultaten staan in no-time overzichtelijk op een rij.

Visuele inspectie met drones en image recognition

Smart AIS zorgt voor het inspecteren van de installaties. Een slimme drone met camera die vanaf de grond wordt bestuurd door een dronepiloot maakt opnamen van de asset. De door de drone gemaakte beelden worden geanalyseerd op basis van een algoritme voor corrosiedetectie. Smart AIS-partner Airvision heeft dit in opdracht van Smart AIS ontwikkeld. Het zelflerende algoritme is in staat zelfstandig corrosie vanuit beelden te herkennen. De onderhoudsexperts van Smart AIS beoordelen vervolgens de beelden waarop corrosie is ontdekt, niet de vele honderden gemaakte opnamen. Zo kunnen ze veel sneller goed gefundeerd de zwaarte toekennen en onderhoudsadvies geven. De laatste partij in de keten is de aannemer die de onderhoudswerkzaamheden uitvoert vanuit werkorders aangemaakt in IBM MAS, in dit voorbeeld de in piping gespecialiseerde aannemer Spie.

Online samenwerken aan IBM Maximo-documenten

Een ander praktisch voordeel is dat je medewerkers tijdens een online werkoverleg gezamenlijk aan een document kunnen werken. Bijvoorbeeld een shutdown planning, projectplan of specificatie sheet. Ze delen het document dan met een muisklik op hun scherm. Maakt een van de deelnemers aan de vergadering een aanpassing aan het document, dan zien de anderen dit direct terug.

Offline beschikbaarheid van documenten

Zijn je medewerkers niet altijd verbonden met het internet? Dan kun je ook documenten offline beschikbaar stellen. Dat is mogelijk via SharePoint en Onedrive. Handig voor bijvoorbeeld (montage)instructies of technische tekeningen die je monteurs op locatie nodig hebben.

IBM Maximo en Sharepoint koppeling

Hoe we de koppeling tussen IBM Maximo en SharePoint precies voor je inrichten, hangt onder meer af van de manier waarop SharePoint in je bedrijf is georganiseerd. Een mogelijkheid is dat alle documenten samen in één map zitten en puur op metadata terug te vinden zijn. Maar denk bijvoorbeeld ook aan een document library waarin de URL’s naar verschillende soorten IBM Maximo-documenten zijn gerubriceerd. Ook een classificatie van documenten op veiligheidsniveau behoort tot de opties.