Onderdelen, gereedschap, onderhoudsdiensten en natuurlijk je assets zelf: hoe manage je de inkoop zo goed mogelijk en houd je de kosten onder controle? De IBM Maximo Procurement Management module leidt het hele inkoopproces voor jou in goede banen. En dit niet alleen van asset-gerelateerde producten en diensten, maar ook van andere artikelen zoals kantoor- of IT-benodigheden. Je hebt dus geen apart, vaak kostbaar en lastig te koppelen ERP-oplossing nodig voor je inkoop. Alle functionaliteit waar je behoefte aan hebt, zit in de inkoopmodule van IBM Maximo.

Hele inkoopproces via IBM Maximo

Inkoopaanvragen verwerken, inkooporders maken, offerteaanvragen en opdrachtbevestigingen versturen: je doet het allemaal rechtstreeks vanuit IBM Maximo. Komen er goederen binnen of zijn diensten geleverd? Dan boek je dit eenvoudig in het systeem. Met inkoopfacturen doe je hetzelfde, net zoals met verplichtingen. Zo weet je precies wat je actuele inkoopkosten zijn en wat er nog aankomt. Ook contracten met leveranciers houd je bij in IBM Maximo. Dat gaat van contracten voor bijvoorbeeld garanties tot contracten voor het inhuren van onderhoudsmedewerkers. Last but not least, maak je in IBM Maximo budgetten en prognoses op basis van historische inkoopgegevens. Met andere woorden: je kunt echt aan financieel asset management doen.

Inzicht in alle kosten voor de inkoop van je assets

Een van de voordelen van het volledig vastleggen en managen van inkoopactiviteiten in IBM Maximo, is dat je inzicht hebt in ál je inkoopkosten. Dat is een ander verhaal als een deel van het proces via je financiële systeem loopt. Stel, er gaat een bestelaanvraag van IBM Maximo naar je financiële software en je boekhouder telt daar allerlei uitgaven bij op, bijvoorbeeld kosten voor transport of certificaten voor medewerkers die je inhuurt. Deze bijkomende kosten zijn vaak lastig te herleiden naar de oorspronkelijke inkooporder, waardoor je die mist in je kostenplaatje. In plaats van uit te gaan van de werkelijke kosten, moet je daar een inschatting van maken in je budgetten en prognoses.

Samenwerking IBM Maximo en je financiële systeem

Vanzelfsprekend is het wel belangrijk dat IBM Maximo goed gegevens kan uitwisselen met je financiële systeem. Want als je bijvoorbeeld een inkooporder uitstuurt, dan wil je dat de verplichting die je daarmee aangaat ook meteen op de juiste grootboekrekening in je boekhouding terechtkomt. Daarvoor ontwikkelden we bij Gemba verschillende interfaces, onder meer naar Exact, InforSun en Microsoft Navision. Deze interfaces zorgen ervoor dat ook de administratieve afhandeling op de juiste wijze gebeurt.

Handige functionaliteit voor je asset procurement management

Verschillende van onze klanten gebruiken de inkoopmodule van IBM Maximo in combinatie met een interface naar hun financiële systeem, bijvoorbeeld in de olie- en gas- en overslagsector. IBM Maximo biedt dergelijke ‘asset-intensieve’ bedrijven allerlei handige inkoopfunctionaliteit. Zo is hun workflow voor de afhandeling van inkooporders vaak complexer dan die van andere organisaties. Een inkooporder bestaat bijvoorbeeld uit veel verschillende regels, waarvoor er op verschillende niveaus goedkeuring nodig is. IBM Maximo kan zulke complexe workflows uitstekend aan. Ook het proces voor de serialisatie van assets stuur je eenvoudig vanuit de inkoopmodule aan. Daarnaast biedt IBM Maximo geavanceerde analysemogelijkheden. Wil je bijvoorbeeld inzicht in de prestaties van je leveranciers of inkoopmedewerkers? Geen probleem!

Eenvoudig communiceren over de inkoop van je assets

Verder kun je bijvoorbeeld nog denken aan op maat gemaakte templates voor je inkooporders. Zoals een template waarin precies staat aan welke eisen de medewerkers voor een opdracht moeten voldoen of wat de specificaties voor de verpakking van een artikel zijn. Je stuurt zo’n inkooporder met een druk op de knop als pdf naar een leverancier. Heb je na een bepaald aantal dagen nog geen bevestiging van de leverancier in kwestie? We kunnen IBM Maximo zo inrichten dat er dan automatisch een reminder uitgaat. Ook prettig: je raakt nooit meer een mail kwijt. Want alle e-mailcorrespondentie die bij een inkoopdossier hoort wordt daar automatisch aan gekoppeld. Zo helpt IBM Maximo je op allerlei manieren om je inkoopprocessen te stroomlijnen.