VU/VUMC Coördinatiecentrum Energie

Het Coördinatiecentrum Energie van de Vrije Universiteit Amsterdam en VUMC is een opzichzelfstaand bedrijf van ziekenhuis en universiteit. Het Coördinatiecentrum verzorgt de energievoorziening en wekt deze energie zelf op met behulp van gasturbines. Tevens dragen zij hier zorg voor de waterzuivering voor zowel universiteit als ziekenhuis. Door het hoge aantal installaties die onderhouden dienen te worden, werd de behoefte aan een geautomatiseerd systeem voor onderhoud steeds groter. Daarnaast bestond ook de groeiende behoefte om een algeheel gestructureerder werkproces in te voeren, wat gepaard zou moeten gaan met een verandering in bedrijfscultuur. Al deze behoeften leidden ertoe dat naar een passende oplossing werd gezocht.

“Een eis was dat de normale bedrijfsactiviteiten konden doorlopen tijdens de implementatiefase.”

Uitdaging

De voornaamste uitdaging van VU/VUMC Coördinatiecentrum Energie was een gebrek aan een goede onderhoudsadministratie. Het doel was de bedrijfs- en onderhoudsactiviteiten zoveel mogelijk gescheiden te houden. Het gebrek aan een centrale database leidde ertoe dat details met moeite waren terug te vinden en dat er afwijkingen ontstonden in het budget omdat er weinig overzicht was. Ook bestond de behoefte om de status van de systemen te allen tijde in de gaten te kunnen houden zodat een mooi overzicht van alle incidenten behouden kon worden. Daarnaast ontbrak ook aan het inkoopproces de nodige structuur en diende het werkvergunningenproces voor derden die voor het bedrijf werken op een uniforme wijze aangestuurd te worden.

Op basis van deze uitdagingen werd op zoek gegaan naar een partij die een passende oplossingsstrategie kon bieden en tevens de implementatie hiervan over zou nemen. Belangrijk hierbij was dat de normale bedrijfsactiviteiten konden doorlopen tijdens de implementatiefase. Ook dienden de medewerkers de nodige training te krijgen om kleine incidenten zelf aan te kunnen pakken, zodat de controle behouden kon worden.

Realisatie

Het Coördinatiecentrum had zelf niet de kennis en resources in huis om de gewenste omslag te maken. Via een aanbesteding is gezocht naar een systeem en implementatiepartner. Gemba is uiteindelijk als winnende partij uit de selectiefase gekomen, als implementator van IBM Maximo. De persoonlijke aanpak en een luisterend oor speelden een bijzonder belangrijke rol in deze keuze. Daarnaast was Gemba in staat door middel van een pragmatische aanpak en heldere en eenvoudige uitleg ook het management en de werkvloer te overtuigen.

“In de aanbesteding viel de keuze op Gemba vanwege de persoonlijke aanpak en luisterend oor.”

Gemba heeft IBM Maximo in de eerste fase standaard ingericht, zonder bijzondere functionaliteiten die toch niet gebruikt zouden worden.

Binnen drie maanden werd het systeem uitgerold met als belangrijkste functie onderhoudsmanagement met wachtboekfunctionaliteit. De wachtboekfunctionaliteit biedt de mogelijkheid om de status van hun systemen gestructureerd vast te leggen en zo een eenvoudige rapportage hiervan mogelijk te maken. De tweede fase bestond uit de implementatie van een inkoopfunctionaliteit. In fase drie werd tenslotte een werkvergunningmodule ingericht.

“Door de pragmatische en eenvoudige manier van kijken naar deze systemen, heeft Gemba het managementteam en de werkvloer meegekregen. Door echt goed te luisteren hebben ze begrepen wat onze behoeften waren en zo draagvlak gecreëerd voor de functionaliteit van het systeem.”

Hans Adams – Manager Bedrijfsvoering en Onderhoud CCE

Resultaat

De medewerkers van het Coördinatiecentrum beschikken nu over een volledig geautomatiseerd systeem voor onderhoud, inkoop en werkvergunningen. Hoewel het systeem uitgebreid is, bevat het geen onnodige fratsen waar binnen het bedrijf toch geen gebruik van wordt gemaakt. Niet alleen is de onderhoudsstatus van alle installaties in een oogopslag te zien, het gehele inkoopproces én alle contracten kunnen nu worden ingericht in IBM Maximo, waarbij de berichtenfunctionaliteit de communicatie tussen medewerkers en afdelingen onderling sterk heeft verbeterd.

De overstap heeft ook geleid tot een verandering in bedrijfscultuur. Doordat Gemba echt heeft geluisterd naar de werknemers van de CCE, en een goede combinatie heeft gevonden tussen wat zij wilden én wat zij echt nodig hadden, hebben zij de perceptie binnen het bedrijf gaandeweg veranderd. De ambachtelijkheid die zo kenmerkend was voor het centrum, bestond nadien nog wel in de kern, maar was overgegaan in een industriële werkwijze die beter past bij hun doelen. Het delen van kennis en het vastleggen hiervan staat nu nog centraler.