Welke kant gaat je asset management rapportage op?

Een huis bouwen zonder ontwerp, dat klinkt niet echt verstandig. Hetzelfde geldt voor je asset management rapportages. Als je niet van te voren vastlegt hoe een rapportage eruit komt te zien, is het niet duidelijk waar je naartoe gaat en kun je dus ook geen reëel budget of goede planning maken. De kans is groot dat je focus gaandeweg het project verschuift door voortschrijdend inzicht – met meerwerk en uitloop tot gevolg. Daarom is het belangrijk om eerst een functioneel ontwerp voor je rapportages te maken, voordat je met de ontwikkeling begint. Of het nu gaat om een rapportage die inzicht geeft in de prestaties of integriteit van een asset, de afhandeling van werkorders of je inkoopkortingen – een functioneel ontwerp leidt zonder twijfel tot het beste resultaat.

  Partijen en belangen duidelijk in beeld

In een functioneel ontwerp leg je allerlei details vast over de rapportage die je voor ogen hebt. Wat wil je ermee bereiken? Welke informatie wil je weergeven? Aan wie en hoe? Zo zorg je voor duidelijkheid bij alle partijen die bij het project betrokken zijn. Allereerst is dat de opdrachtgever of misschien zijn het wel meerdere opdrachtgevers. Want er kunnen natuurlijk verschillende afdelingen zijn die een bepaalde rapportage willen, mogelijk met conflicterende belangen en behoeften. Dat maakt de uitwerking van een oplossingsrichting in een functioneel ontwerp nóg belangrijker. Naast de opdrachtgever(s) zijn er de leveranciers, ook dat is er vaak meer dan een. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je in je rapportage data wilt ontsluiten van verschillende softwaresystemen of dat je te maken hebt met verschillende zzp’ers. In het functioneel ontwerp staat welke partijen allemaal een rol spelen en wat ze doen binnen het project.

  Beschrijving van alle requirements voor je asset management rapportage

  Basis voor testen en ontwikkelen

  Visualiseren werkt: maak prototypes van je asset management rapportages

Aan het ontwikkelen en testen gaat nog een belangrijke stap vooraf en dat is prototyping. In het functioneel ontwerp zijn al afbeeldingen opgenomen die tonen hoe de rapportagecomponenten eruit komen te zien. Met een prototype visualiseer je een asset management rapportage verder, zodat alle betrokkenen een goed beeld hebben van het beoogde eindresultaat. Dat kan gewoon in Excel of Paint en is dus niet ingewikkeld. Een plaatje zegt meer dan duizend woorden, luidt het spreekwoord, en dat geldt hier zeker. Met een prototype snappen mensen vaak pas echt wat er gaat komen. Je kunt samen met alle betrokkenen valideren of de rapportage aan ieders wensen voldoet. Net zoals voor het bepalen van de requirements, werkt een workshop ook goed voor het maken en valideren van een prototype.

  Ideeën ontsluiten

Een functioneel ontwerp is niet alleen een validatiemiddel om zeker te stellen dat wat er wordt gebouwd, ook daadwerkelijk is wat de betrokken partijen in hun hoofd hebben. Het maken van zo’n ontwerp stimuleert het denkproces over een rapportage en brengt mensen op ideeën over hoe dingen ook kunnen. In elke fase van het proces is het mogelijk om wijzigingen op te nemen en zo voortschrijdend inzicht op een goede manier te kanaliseren.

  Juiste inzichten

Bij Gemba adviseren we voor een nieuwe asset management rapportage altijd een functioneel ontwerp te maken. Dat voorkomt teleurstelling, budgetoverschrijding en lange doorlooptijden en levert tevreden gebruikers op die de juiste inzichten krijgen. We helpen je graag bij elke stap in het proces.