Stel, je onderhoudsbedrijf voert werkzaamheden uit aan de assets van klanten, al dan niet via diverse onderaannemers. Of je onderhoudsafdeling levert diensten aan andere onderdelen van je organisatie en heeft daarbij met interne budgethouders te maken. In beide gevallen sta je voor de uitdaging om je dienstverlening zo transparant mogelijk te maken, voor jezelf én voor je klanten. Wat mogen ze van jou verwachten, voor welke prijs? Hoe zorg je dat de dienstverlening volgens de gemaakte afspraken gebeurt? En hoe regel je de facturatie snel en goed? Uiteraard wil je ook weten wat je onderaan de streep overhoudt.

Met speciale software voor serviceproviders is het mogelijk al dit soort zaken inzichtelijk te maken én grip te houden op je dienstverlening. Dat begint bij het vastleggen van prijsafspraken per dienst en per klant. Breng je bijvoorbeeld een vaste onderhoudsfee in rekening en geen manuren, maar reken je wel de materiaalkosten met een bepaalde marge door? En wat doe je met werkzaamheden die buiten het contract vallen?

Bij iedere dienst hoort ook een plan van aanpak, compleet met takenlijsten en interne procedures. In zo’n plan van aanpak leg je vast welke activiteiten je voor de klant uitvoert, wat de werkwijze is en wie de activiteit uitvoert. Met die informatie leidt de software voor service providers je dienstverlening automatisch in goede banen. Dat gaat van het checken of de klant recht heeft op de dienstverlening tot en met de uitvoering en de facturatie volgens de gemaakt prijsafspraken.

Komt er bijvoorbeeld een storingsmelding binnen, dan weet de software voor service providers welke prioriteit deze melding heeft. Vervolgens wordt gezorgd dat de juiste mensen in actie komen. Moeten er steigerbouwers op pad, zijn er verschillende monteurs nodig of alleen een elektricien? En hoe zit het met onderdelen of gereedschap? Een melding kan ook direct voor verdere afhandeling doorgaan naar een aannemer. Wie er ook bij de werkzaamheden is betrokken, de software houdt iedereen op de hoogte van de voortgang.

Krijg je heel veel meldingen binnen, tot wel honderden per dag? Bijvoorbeeld omdat je grote hoeveelheden assets onderhoudt en beheert? Die meldingen kun je gewoon via de e-mail of een helpdeskmedewerker zonder diepgaande kennis van zaken laten binnenkomen. Het systeem zorgt dat elke melding op de afgesproken manier wordt afgehandeld.

De software voor serviceproviders houdt alle meldingen en uitgevoerde diensten bij en maakt de rekening op aan het einde van de periode die je met je klant hebt afgesproken. Mocht dat nodig zijn, dan kun je handmatig aanpassingen doen. Wil je klant de afrekening eerst zien? Dat kan, dan gaat de factuur pas na zijn of haar goedkeuring de deur uit. De facturatie van vaste bedragen voor abonnementen kun je helemaal automatisch laten gebeuren.

Mensuren, materialen, ingekochte diensten, … in de software voor serviceproviders registreer je alles eenvoudig per service-activiteit, ook voor de werkzaamheden die buiten de afspraken vallen. Zo kun je je altijd naar je klanten verantwoorden. Bovendien heb je zelf inzicht in de resultaten van je activiteiten. Ook al heb je tientallen klanten, aan wie je services verleent op basis van verschillende afspraken, alles wat je doet is transparant.

Bij Gemba hebben we goede ervaringen met IBM Maximo for Service Providers. Met deze speciaal voor service providers ontwikkelde software helpen we verschillende klanten om hun service-activiteiten te stroomlijnen en inzichtelijk te maken, van onderhoudsbedrijven tot beheermaatschappijen.